Văn phòng điện tử ( hay còn gọi là e-Office, hay Cloud Office ) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp offline tại chỗ, kết hợp với từ xa, online, oncloud hoặc Hybrid ( vừa kết hợp, phối hợp, tích hợp nhiều mô hình khác nhau với nhau ) được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt là sau thời điểm thế giới phải giãn cách xã hội vì Covid thì mô hình e-Office ngày càng phát triển. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp trong giai đoạn kinh tế thế giới khó khăn này là gì?
Xin mời mọi người cùng CLOUDCAFE và LUCYCIE LY tìm hiểu về mô hình CLOUDCAFE® e-Office ngay sau đây nhé ạ !
1. Văn phòng điện tử ( CLOUDCAFE® e-Office ) là gì?
Thuật ngữ e-office hay văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến tập trung và phi tập trung, làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số trong kỷ nguyên trí thông minh nhân tạo ( AI ) của doanh nghiệp được diễn ra được suôn sẻ
CLOUDCAFE® e-Office là một hệ sinh thái phần mềm hệ thống ( hay còn gọi là phần mềm hệ điều hành EOS ) có tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng văn phòng hiện đại hóa, không có hoặc hạn chế đến mức tối thiểu các loại giấy tờ truyền thống cồng kềnh, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động, máy tính bảng, laptop, máy tính cá nhân. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà hoặc làm việc ở một nơi cách xa công ty; 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
2. Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị giấy tờ truyền thống kiểu cũ
| Quản trị kiểu cũ | Văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office |
|---|---|
| Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất - trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt | Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại |
| Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo | Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập |
| Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm | Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến |
| Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng. | Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi. |
| Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian | Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm |
| Nhân viên và Sếp sẽ nghi ngờ và đổ lỗi cho nhau | Quy trình hoạt động được tích hợp, phối hợp nhịp nhàng từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, từ trái qua phải, từ phải qua trái một cách nhịp nhàng, có phân quyền |
:
3. Lợi ích của văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office. trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là CLOUDCAFE® e-Office . Hiệu quả của văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SMB xác nhận. Và vì sao các doanh nghiệp phải chuyển đổi từ văn phòng truyền thống lên văn phòng điện tử ?
1️⃣ Chi phí văn phòng phẩm, in ấn ngày càng tăng phi mã, trong khi doanh số và lợi nhuận rất khó để tăng trong thời buổi kinh tế khó khăn này.
2️⃣ Các tài nguyên sử dụng chung trong công ty ( phương tiện, thiết bị, dụng cụ, máy móc, phòng họp,... ) không được khai thác hiệu quả do sự trì trệ dồn cục, quản lý thủ công, điều tiết, cấp phát theo cảm tính của các trưởng phòng, giám đốc các bộ phận.
3️⃣ Thất thoát tài sản, trang thiết bị, đồ dùng thiết yếu,... do không được quản lý chặt chẽ.
4️⃣ Giãm hiệu quả sử dụng tài sản, trang thiết bị do thiếu sự quản lý, giám sát sử dụng.
5️⃣ Không bắt kịp xu thế số hóa, chuyển đổi số doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ AI ( trí thông minh nhân tạo )
6️⃣ Việc áp dụng các quy định, chính sách, chiến lược, chiến thuật, sách lược thiếu nhất quán do thiếu vắng hoạt động truyền thông nội bộ, training/ workshop/ team-building nội bộ.
7️⃣ Công việc bị đình trệ do có quá nhiều giấy tờ, hợp đồng, đơn xin, đơn báo cáo gửi lên ban giám đốc, lãnh đạo, trưởng các phòng ban quá nhiều mà không được giải quyết do thiếu ứng dụng công nghệ trong quản lý, quản trị.
8️⃣ Thời gian xử lý các công việc chết, các giấy tờ hành chánh văn phòng quá nhiều, trong khi còn biết bao nhiêu việc đang chờ được giải quyết.
9️⃣ Giúp cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp do đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.
🔟 Cuối cùng là giúp doanh nghiệp thích ứng và hưởng ứng phong trào Chuyển đổi số 4.0 và ứng dụng công nghệ AI, thay thế dần dần cách thức quản trị kiểu cũ bị tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
4. Ứng dụng phần mềm hệ thống CLOUDCAFE® e-Office. là giải pháp cho chủ doanh nghiệp khi tối ưu chi phí vận hành
Với bộ công cụ văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí thừa, chi phí vô nghĩa vô bổ nào, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 nhân sự / 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần chi phí của 1 tuần lương của chính nhân sự đó.
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:
- Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
- Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
- Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.
Trong khi phần mềm e-Office của CLOUDCAFE lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.
CLOUDCAFE e-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành
Bộ công cụ CLOUDCAFE® e-Office xây dựng 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ, đề xuất bắt buộc khởi tạo trên hệ thống dựa trên 1000+ biểu mẫu e-forms có sẵn, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng.
Cụ thể, ngay khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo tức thời qua phần mềm. Nhiệm vụ nào đã quá hạn hoặc cần giải quyết gấp đều được hệ thống gửi lời nhắc tự động, đảm bảo luồng công việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu suất tối đa.
Các mẫu đề xuất được thiết kế sẵn giúp khởi tạo dễ dàng trên di động
Văn phòng điện tử CLOUDCAFE e-office khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua e-mail và các ứng dụng chat thị trường
Với phần mềm văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office, các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi e-mail như trước.
Phần mềm hệ thống CLOUDCAFE® e-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua các ứng dụng chat sẽ dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.
Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.
Trao đổi thuận tiện giữa những cá nhân liên quan
Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.
5. Các bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
1️⃣ Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
2️⃣ Xác định mô hình phù hợp
3️⃣ Lên kế hoạch triển khai
4️⃣ Đào tạo nhân sự
5️⃣ Đo lường và đánh giá kết quả
6️⃣ Chuyển đổi số , số hóa các giấy tờ thủ công, dữ liệu thô trong máy tính, phần mềm
7️⃣ Dịch chuyển dữ liệu ( đã được số hóa ở trên ) lên hệ thống Cloud Server hoặc hệ thống máy chủ vật lý của doanh nghiệp.
8️⃣ Nâng cấp, chuyển đổi số hóa, công nghệ AI hóa trang thiết bị phần cứng công nghệ thông tin. Tham khảo thông tin chi tiết hướng dẫn xây dựng hệ thống phần cứng máy tính văn phòng, máy tính AI văn phòng điện tử, hệ thống thiết bị hiển thị thông minh, hệ thống trình chiếu thông minh, hệ thông tương tác thông minh từ A-Z cho doanh nghiệp Tại Đây.
6. Bộ phần mềm hệ thống Văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office. toàn diện cho doanh nghiệp 4.0
Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung www.clb4u.com phần mềm CLOUDCAFE e-OFFICE là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình công việc.
Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office cung cấp bao gồm:
1️⃣ CLOUDCAFE® e-Office FaceID – Phần mềm chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam): Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt kết hợp định vị thông qua bản đồ số GPS, phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian – hình ảnh – vị trí chấm công của nhân sự theo thời gian thực. Tự động hóa bảng công tối ưu thời gian tổng hợp, truy xuất dữ liệu.
2️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Payroll – Phần mềm tính lương tự động: Tự động hóa bảng lương dựa trên dữ liệu bảng công hoàn thiện và công thức tính lương cho từng vị trí đã được cấu hình trên phần mềm.
3️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Request – Phần mềm đề xuất nội bộ: Số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, kỷ luật,…Phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung đề xuất hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
4️⃣ CLOUDCAFE® e-Office News – Phần mềm thông báo & truyền thông nội bộ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian truyền tải, đảm bảo đúng người, đúng thông điệp.
5️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn: Thống nhất trong toàn công ty công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi /đến nhằm tránh thất thoát văn thư. Tổ chức phân loại văn bản theo các nhóm, đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản.
6️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ: Quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp khoa học, tập trung trên một hệ thống trực tuyến bao gồm hệ thống danh mục, kê khai đăng ký, thông tin – quá trình sử dụng.
7️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Expense – Phần mềm Quản lý thu chi nội bộ: Toàn bộ thông tin phiếu thu/ chi được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch hóa các khoản tiền, trách nhiệm của mỗi cá nhân và tìm kiếm mọi lúc khi cần, hạn chế những thất thoát không đáng có.
8️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Booking – Phần mềm Đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung: Quản lý tất cả các tài nguyên và lịch đăng ký sử dụng tài nguyên tập trung trực tuyến trên một hệ thống. Nhân viên đăng ký dễ dàng, lãnh đạo phê duyệt/ từ chối nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
9️⃣ CLOUDCAFE® e-Office Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến: Hỗ trợ hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý, lưu trữ nội dung các cuộc họp – Giúp mọi cuộc họp diễn ra thành công, hoàn thành được mục tiêu của cuộc họp.
🔟 Và hàng nghìn ứng dụng CLOUDCAFE® e-Office khác. Vui lòng liên hệ để lấy thông tin chi tiết Tại đây.
💝 Các ứng dụng trên đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Thực thi kế hoạch xây dựng CLOUDCAFE® e-Office qua những phần mềm cụ thể trên doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, dần hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến đến số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp.
💝 Bộ giải pháp trên phù hợp với:
🏩 Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
🏩Doanh nghiệp đang có mong muốn thực hiện số hóa toàn bộ doanh nghiệp, chuyển đổi số
🏩Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình hành chính, tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp.
💝 Một số khách hàng tiêu biểu đã, đang thi công công trình setup văn phòng điện tử trọn gói cùng với CLOUDCAFE® e-Office.
KHỐI NHÀ NƯỚC: Nhà máy đường Kontum, Bộ giao thông vận tải, Trường ĐH Nông Lâm Huế, Trường học…
KHỐI DOANH NGHIỆP: Canon, tập đoàn Lê Bảo Minh, chuỗi Nha khoa Nhân Ái, …
Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử CLOUDCAFE® e-Office, vui lòng liên hệ Hotline/Zalo : 0908043440 hoặc liên hệ ngay Tại Đây ! để đăng ký dùng thử miễn phí trọn bộ phần mềm hệ thống CLOUDCAFE® e-Office
Nguồn tin: www.clb4u.com
Setup văn phòng trọn gói Văn phòng điện tử Văn phòng thông minh CLOUDCAFE AI e-Office LUCYCIE LY LUCY 0386473550